Донор вимагає проведення тендеру, а заявок немає: експерт з аудиту – про грамотні рішення для ГО при здійсненні закупівель

Головна сторінка » Pro Bono » Донор вимагає проведення тендеру, а заявок немає: експерт з аудиту – про грамотні рішення для ГО при здійсненні закупівель

Директор аудиторської фірми “Марінченко і партнери” Олександр Марінченко під час онлайн-вебінару “Закупівлі в громадських організаціях” пояснив, які переваги може отримати громадська організація від впровадження процедури проведення закупівель, та відповів на питання по цій темі, що хвилюють громадські організації.

Політика закупівель

Для неприбуткових організацій, на відміну від бюджетних, законодавство не містить ніяких вимог стосовно проведення закупівель. Однак, громадським організаціям варто застосовувати цю процедуру, бо вона має низку переваг:

  • підтверджує прозорість діяльності організації,
  • допомагає ефективніше використовувати кошти.

Більш того, проведення процедури закупівель може бути однією з умов отримання гранту. Тому, відповідаючи на запит громадських організацій, команда програми Pro Bono Lab  Української школи практичних знань з питань доступу до правосуддя підготувала вебінар саме на цю тему.

Своїм досвідом розробки та впровадження політики здійснення закупівель товарів, робіт та послуг поділився директор аудиторської фірми, ментор курсу “Посилення правової спроможності громадських організацій” Олександр Марінченко.

На початку лекції експерт сказав, що при розробці політики закупівель в організації важливо встановити таку фінансову межу для участі в тендері, щоб вона не примушувала дуже часто проводити тендер (не більш п’яти разів на рік), але і не занадто рідко, щоб ця процедура була ефективною, а  не обтяжливою.

Обов’язково політика закупівель повинна містити вказівки щодо:

  • різних методів закупівель (прямі закупівлі, обмежені тендери, відкритий тендер);
  • порогових фінансових рівнів. Тобто коли слід використовувати різні типи методів закупівель;
  • змісту пропозицій (що будемо вимагати від учасників конкурсу);
  • критеріїв, які слід використовувати для оцінки пропозицій;
  • створення та складу тендерного комітету, коли потрібні більші закупівлі, тощо;
  • реєстрації та подання документації щодо пропозицій та оцінки пропозицій.

Тендерний комітет

Як загальне правило, Тендерний комітет, що складається з не менше ніж трьох співробітників, повинен бути створений для оцінки котирувань, що перевищують визначену порогову величину. Залежно від характеру необхідних товарів або послуг, до тендерного комітету може бути запрошено технічного спеціаліста. Також важливо, щоб члени Тендерного комітету були неупередженими та щоб не існувало жодних стосунків між жодною з тендерних компаній та членом Тендерного комітету.

Приклади

Частина вебінару була присвячена розбору типових помилок, які допускаються при розробці політики закупівель. Як приклад Олександр Марінчнеко навів чернетки документів щодо впровадження цієї політики, які створили учасники навчального курсу “Посилення правової спроможності громадських організацій”.

“Якщо прописати, що межа відкритого тендеру починається, наприклад, з 200 тисяч гривень, але не вказати, що можливе проведення прямих закупівель без жодних процедур, то даний пункт завжди буде порушуватися. Наприклад, при закупівлі канцелярських товарів”, – прокоментував аудитор один з текстів.

Питання – відповідь

Традиційно в кінці вебінару учасники змогли задати експерту важливі для них питання.

  1. Представники ГО поцікавилися, що робити, коли умови проведення закупівель в певному проєкті відрізняються, від затвердженої в політиці організації.

“Якщо вимоги донора щодо закупівель більш жорсткі, ніж затверджені у вашій організації, то слід виконувати умови донора, якщо ні, – то власні. Це необхідно чітко прописати в вашій політиці “, – відповів Олександр Марінченко.

2. Далі учасники вебінару поцікавилися, як діяти, якщо до завершення тендеру залишився всього день, а жодної заявки так і не              надійшло.

“Необхідно, щоб тендерний комітет прийняв рішення, орієнтуючись на вимоги донора та проекту, в рамках якого проводиться тендер. Наприклад, коли потрібно терміново приступати до реалізації проєкту, але донор просить, щоб вибір постачальника проводився на основі мінімум трьох комерційних пропозицій, у якості підтвердження вам необхідно зробити скриншот того, як ви проводили тендер. Скриншот свідчитимуть  що ви не отримали жодної заявки. Далі варто написати безпосередньо трьом постачальникам товарів, робіт і послуг. Надіслати донорам їх відповіді разом зі скриншот з тендерних оголошень. Після цього, виходячи з мого особистого досвіду, ніяких проблем з прямою закупівлею у вас не повинно виникнути “, – радить ментор курсу “Посилення правової спроможності громадських організацій” Олександр Марінченко.

Донор вимагає проведення тендеру, а заявок немає: експерт з аудиту – про грамотні рішення для ГО при здійсненні закупівель

Через два тижні Pro Bono Lab розповість про статутні документи в ГО. З вибором наступних тем для вебінарів ви можете допомогти, поділившись своїм експертним досвідом або розповівши про цікавия для вас освітні напрямки. Для цього необхідно витратити не більше 15 хвилин і заповнити одну з трьох анкет в залежності від того, якого сектору ви є представником.

Анкети ви знайдете за активними посиланнями: для соціальних ініціативбізнесу та державних установ.

Додатково:

Лабораторія Pro Bono вже 8 років об’єднує активних представників різних сфер, готових підтримувати один одного  у цікавих справах на благо суспільства.