Як підвищити продуктивність роботи команди: список корисних інструментів зі сфери інформаційних технологій

Головна сторінка » COVID-19 » Як підвищити продуктивність роботи команди: список корисних інструментів зі сфери інформаційних технологій

Як підвищити продуктивність роботи команди: список корисних інструментів зі сфери інформаційних технологій

 

Керувати проєктами, делегувати завдання і координувати роботу між командами складно навіть у хороші дні, але це може стати майже неможливим, коли виникають непередбачувані обставини. Тут на допомогу приходять інформаційні технології.

На щастя, сьогодні для управління проєктами та підвищення продуктивності команди доступна велика кількість програмного забезпечення і, так, воно може бути безкоштовним. Вам більше не потрібно планувати роботу проєкту на маленькій дошці, роз’яснювати її суть колегам та хвилюватися, чи кожен усвідомив свою роль.

Враховуючи попередні результати дослідження, було з’ясовано, що наразі існує запит на технічні рішення типу All in one. Команда Фундації спеціально для програми Legal IT Hub Української Школи Практичних Знань підготувала список, на нашу думку, найбільш дієвих інструментів для управління проєктами, котрий має стати у пригоді, особливо враховуючи те, що багато хто з нас зараз працює вдома.

 

Asana

+ Сильні гарантії безпеки

+ Обмін даними та інтеграція

+- Відповідальною за завдання може бути тільки одна особа

Asana – одне з найпопулярніших рішень для управління проєктами, що обрали для себе мільйони людей. Система, створена співзасновниками Facebook, має зрозумілий і зручний інтерфейс. Інструментарій дозволяє створювати дошки для візуалізації стадії проєкту й використовувати звіти для відстеження вже реалізованих завдань та пунктів, що наразі вимагають уваги.

Окрім дійсно великої кількості налаштувань для управління проєктами, ви отримуєте можливість використовувати спільний доступ до документів та спілкуватися з колегами у захищеному чаті. Також дуже просто налаштувати свою поштову скриньку так, щоб отримувати лише ті оновлення в роботі, що мають відношення до вас.

Платформа пропонує понад 100 інтеграцій з іншими розробниками для ефективного процесу праці від її початку й до кінця. Наприклад, ви можете ділитися зображеннями з інших додатків (того ж Google Drive) безпосередньо в Asana.

З цікавих функцій – створення шаблонів для автоматизації рутинних завдань.

З системою можуть працювати безкоштовно команди до 15 осіб. Кількість проєктів необмежена.

Ви можете зареєструватися на Asana тут:

https://app.asana.com/

 

Trello

+ Зручне керування через додаток

+ Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс українською мовою

– Не для великих команд

За останні кілька років Trello став одним із найпопулярніших інструментів управління проєктами. Він використовує підхід дошки, де кожна панель – це проєкт з картками на ній. Картки можуть бути представлені як окремі завдання із доданими пріоритетами та строками, так і у вигляді контрольних списків із доданими файлами, зображеннями або гіперпосиланнями.

У Trello є безліч інструментів для співпраці, що допоможуть вам керувати проєктами, та багато цікавих функцій, що забезпечують зручність у користуванні. Наприклад, Cloud Aging вмикає «старіння» карт. Якщо їх протягом певного часу ніхто не використовує, ці картки жовтіють або тріскаються. Це не просто візуальний трюк – він дозволяє користувачам бачити картки, що не використовуються, навіть на найбільш завантажених дошках.

Ще одна приємна опція – шаблони для різних типів проєктів – від бізнесу до освіти й особистої продуктивності.

Ось що ви отримуєте з безкоштовним планом: необмежену кількість дощок, карток, списків завдань, користувачів, контрольних списків і вкладень. Ви можете використовувати Trello практично для всього – як для особистих, так і робочих потреб. Для роботи з ширшим функціоналом доступні платні тарифні плани.

Ви можете зареєструватися на Trello тут:

https://trello.com/

 

Bitrix24

+ 5 ГБ хмарного сховища

+ Потужний набір інструментів

-+ Інтерфейс користувача потребує часу для освоєння, доступна українська мова

Bitrix24 надає великий набір потужних інструментів для спільної роботи – це обмін повідомленнями, управління проєктами, обробка документів, планування, управління завданнями для співробітників та багато іншого.

Це платформа, що пропонує вам як інструменти для управління проєктами, так й інструменти для управління відносинами з клієнтами (CRM).

З Bitrix24 ви можете записувати контакти і повідомлення в журнал, здійснювати та записувати дзвінки, надсилати електронні листи, назначати відповідальних на проєкти тощо. Також алгоритм програми формує чіткі звіти, що дозволять вам постійно бути в курсі подій. В цілому, програма пропонує потужний набір інструментів, що стануть у пригоді невеликим командам. Функціонал Bitrix24 дійсно може допомогти вашій організації розвиватися і рости через підвищення власної продуктивності.

Безкоштовний обліковий запис надає доступ до більшості необхідного інструментарію для команд до 12 користувачів, включно з 5 ГБ хмарного сховища. Звісно, ви маєте можливість використовувати платні тарифні плани для  більшої гнучкості у робочому процесі.

Ви можете зареєструватися на Bitrix24 тут:

www.bitrix24.net

 

Freedcamp

+ Потужний набір інструментів у безкоштовній версії

+ Різноманітність доповнень

+ Українська мова інтерфейсу

– Неможливо налаштувати статус завдань

Freedcamp – це багатофункціональний інструмент управління проєктами, розроблений для особистого і професійного використання. Для кожного проєкту можна додати завдання, дедлайни, файли, обговорення. Доступна система відстежування помилок та календар.

Панель інструментів надає чіткий огляд того, що відбувається у вашій команді: на якій стадії виконання зараз проєкти чи завдання та інші активності. Для зручності передбачена інтеграція з додатками інших розробників на кшталт Google Drive, Google Calendar, Dropbox та інших.

Створивши обліковий запис на Freedcamp, ви отримуєте необмежену кількість користувачів, необмежену кількість проєктів і 200 МБ сховища безкоштовно.

Якщо вам потрібен ширший функціонал, ви можете оновити свій обліковий запис до платного. Платні плани доступні починаючи з позначки у $ 1,49 за користувача в місяць. Приємною особливістю платних опцій Freedcamp є те, що ви можете обрати той функціонал, котрий вам потрібен (більше пам’яті, CRM, виставлення рахунків тощо) замість того, щоб платити за те, що ви можете не використовувати.

Однією з унікальних функцій є система відстеження часу Freedcamp, що дозволяє вам і вашій команді фіксувати кількість часу, витраченого на виконання завдань, наприклад, для того, щоб потім сформувати рахунок за послуги. Це можливо завдяки спеціальному інтегрованому програмному забезпеченню.

Ви можете зареєструватися на Freedcamp тут:

https://freedcamp.com/

 

Worksection

+ Діаграма Ґанта

+ Відстеження часу та витрат

+ Українська мова інтерфейсу

– Керування через додаток не дає всього доступу до функціонала

– Небагата безкоштовна версія

Worksection, створений українськими розробниками, добре себе зарекомендував на ринку сервісів для управління проєктами. Функціонал передбачає значну кількість налаштувань для роботи, дозволяє зручно формулювати завдання, відстежувати прогрес їхнього виконання та призначати відповідальних.

Також, у найкращих традиціях, присутня інтеграція з додатками сторонніх розробників (Google / Outlook календарі) та можливість слідкувати за оновленнями в проєкті через прив’язку до електронної пошти.

За відносно невелику ціну ви отримаєте вбудований трекінг часу і можливість вести бюджети проєктів, чат з клієнтами, систему обміну файлами, функції аналізу завантаженості співробітників та багато інших корисних речей.

Безкоштовний аккаунт програми надає можливості впроваджувати два проєкти для команди з 5 осіб та 100 Мб хмарного сховища.

Ви можете зареєструватися на Freedcamp тут:

https://freedcamp.com/

 

Podio

+ Можливість робити покупки через додаток

+ Корисні функції чату

– Інтерфейс користувача потребує часу для освоєння, відсутня українська мова

Podio – ще один приклад рішення “все в одному”. Це не просто програмне забезпечення для управління проєктами – цей інструмент розроблений для того, щоб бути єдиним центром для управління робочим процесом.

За допомогою програми Podio ви маєте можливість створювати завдання та налаштовувати їх, враховуючи терміни та обов’язки. Також є вбудована функція обміну миттєвими повідомленнями, за допомогою якої ви можете ділитися ідеями та слідкувати за тим, як справляються колеги з делегованими їм завданнями.

Існує інтеграція зі сторонніми службами, такими як Dropbox та Google Drive, тобто ви можете швидко та легко ділитися файлами. Podio доступний кількома мовами, включаючи англійську та російську.

Базовий безкоштовний план працює з обмеженням до п’яти членів у команді. Ви також можете розширити свої можливості у системі, передплативши відповідні тарифні плани.

Ви можете зареєструватися на Podio тут:

https://podio.com/

 

PS

Збентежені, бо ваша команда раніше не використовувала програмне забезпечення для управління проєктами? Тоді маємо для вас корисний лайфхак. Почніть з організації так званого спринту. Розбийте роботу на короткі періоди (2 тижні), створіть завдання для кожного періоду спринту і максимально старайтесь завершити їх до дедлайну.

Зазвичай, подібне програмне забезпечення може зробити аналіз продуктивності після кожного відрізку та оцінити ефективність планування і виконання робіт.

Такий формат роботи має спонукати членів команди виконувати роботу у визначені строки. Це також створить прозорість у команді, адже ви знатимете про поточну завантаженість конкретної людини та її можливості.

Тож вперед, успішних проєктів!